Tie yrityksen kassavirtaan käy sähköistämisen kautta

posted in: Yleinen | 0

Pienemmänkin yrityksen taloushallinnon sähköistäminen on nykyisin hyvin yksinkertaista. Varsinkin B to B rintamalla tarjoama erilaisista taloushallinnon ohjelmien tarjoajista on jatkuvassa kasvussa. Sähköisen ympäristön luominen ei ole edes kovin kallista kun sitä vertaa hyötyihin mitä sillä on saatavissa. Suurin asia mitä kysytään yrittäjältä, joka projektiin lähtee on halu oppia ja uteliaisuus ohjelmien käyttöön. Suurin osa tilitoimistoistakin jo tarjoaa joitakin ohjelmistoista yrittäjien käyttöön. Tilitoimistosta saa myös apua päivittäiseen käyttöön.

Mitä se sähköinen taloushallinto sitten oikein on? Yleensä sillä tarkoitetaan taloustoimintojen ytimen sähköistämistä. Eli myyntilaskujen ja ostolaskujen käsittelemistä suoraan siihen tarkoitetun ohjelman kautta. Myyntilaskutus tehdään ohjelmassa ja lähetetään asiakkaille sähköisiä kavania pitkin (verkkolasku tai sähköposti). Toimittajat taas ohjataan lähettämään ostolaskut tiettyihin laskutusosoitteisiin, mistä ne joko luetaan suoraan tai skannataan ohjelmaan. Ostolaskut löytyvät sitten suoraan kuvana ja syötettynä tietona ohjelmasta mistä niitä voidaan hyväksyä ja tarkastella. Myös palkat voidaan hoitaa suoraan ohjelman kautta.

Yrityksen pankkiliikenne hoidetaan myös suoraan ohjelman ja pankin välillä. Pankille toimitetaan valtakirja missä sovitaan mitä tietoa pankki lähettää ohjelmaan ja mitä tietoa ohjelmasta voidaan lähettää pankkiin. Näitä ovat yleensä sähköinen tiliote, tiedot saapuneista maksuista sekä maksutoimeksiannot pankkiin. Kun maksuliikenne määritellään päivätasolle ollaan joka päivä tietoisia myyntisaamisten tilasta ja maksuvalmiudesta.

Suurimmat hyödyt yrittäjälle tässä kaikessa on yrityksen maksuvalmiuden seuraaminen sekä laskujen käsittelystä syntyvä ajansäästö. Yrittäjä pystyy yhdellä silmäyksellä näkemään pankkitilin saldon, avoimien ostolaskujen ja muiden maksujen määrän sekä avoimien myyntien määrän. Yleensä yrittäjällä on tällöin hyvin varma näkymä seuraavan kahden viikon kassavirrasta. Tämä johtuu siitä, että yleisin maksuaika on suomessa 14 vuorokautta. Yleensä yrityksen kaikki ostolaskut on varmasti sisällä kahden viikon aikajaksolta.

Myös työskentely tilitoimiston kanssa helpottuu. Tilitoimisto löytää suurimman osan kirjanpidollisesta materiaalista suoraan ohjelmasta ja voi laatia kirjanpidon sen pohjalta. Paljon puhuttu kirjanpidon automatisointi on kumminkin hieman harhaanjohtavaa. Tilitoimisto kun käy joka tapauksessa kaikkien laskujen kirjaukset lasku laskulta läpi, ettei syntyisi verotuksellisia virheitä.

Pankkikorttikuittien osalta työ on vielä hyvin pitkälle manuaalista tilitoimistoissa. Vaikka ohjelmat tarjoaakin mobiiliratkaisuja kuittien kuvaamiseksi, tulee ne vielä kohdistaa tiliotetapahtumaan ja tehdä tiliöintimerkinnät. Hyötynä yrittäjälle toki on, että kuitin voi kuvata heti tapahtuman yhteydessä kirjanpitäjälle odottamaan tiedostokansioon. Tämä säästää yrittäjän omaa aikaa ja kuukausittainen kuittirumbaan käytetty aika puolittuu.

Meillä Tiliduunarissa on tarjota yrityksille tällä hetkellä kahta markkinoiden johtavaa ratkaisua. Käytämme asiakkaidemme kanssa sekä Nervisor- ja Procountor-ohjelmistoja. Kehittelemme myös yhteistyökumppanimme kanssa kolmannen ratkaisun tuomista markkinoille. Tällä hetkellä harjoittelemme sen käyttöä heidän omassa toiminnassaan.

Suorilta euromääräisiltä kustannuksiltaan sähköinen taloushallinto voi tuntua yrittäjästä nopeasti kalliimmalta vaihtoehdolta. Varsinkin jos on tottunut siihen, että on saanut ainoastaan tilitoimiston laskun tähän mennessä. Päälle kun tulee ohjelmistokustannus. Kannattaa kumminkin pohtia mikä rahallinen arvo sillä on, että kuitteja ei tarvitse enää erikseen keräillä tilitoimistoon toimitettavaksi. Myös yrityksen johtaminen kohti kassavirtatietoisuutta on erittäin suuri apu pohtiessa yrityksen investointeja tulevaisuudessa.

Sinun taloutesi vuoksi

Jyri Pajamo

Toimitusjohtaja / Tiliduunari Oy