Hyvin usein meiltä kysellään mitä tulisi huomioida kotimaahan tai ulkomaille suuntautuvista koulutusmatkoista. Yritys voi järjestää koulutusmatkan kahdella tavalla. Joko hankitaan markkinoilta valmispaketti tai järjestetään koulutusmatka itse. Tärkeintä on selvittää etukäteen kulujen verotuskohtelua jo etukäteen, mikäli matka on vähääkään tulkinnanvarainen. Tämä on työnantajan sekä työntekijän etu, että vältytään turhilta veroseuraamuksilta.
Yleisin ongelmatilanne on koulutuksen sisältö ja se, miten koulutus palvelee koulutukseen osallistujaa. Koulutuksessa on muistettava, että peruskoulutus tai uuden tutkinnon suorituksesta aiheutuvat kulut eivät ole verotuksessa vähennyskelpoisia. Työntekijän täydennyskoulutus kustannukset ovat taasen verotuksessa vähennyskelpoisia. Myös ammattitaitoa ylläpitävä koulutus on vähennettävää kulua. Mikäli kumminkin tulisi tilanne, että koulutuskulut tulkittaisiin henkilön palkaksi voidaan nämä kulut vähentää tuloksesta palkkakuluina. Lisäkustannuksia tällaisessa tilanteessa aiheuttavat verottajan sanktiomaksut.
Koska työnantajan järjestämän koulutuksen verotuksesta ei ole erityissäännöksiä on kuluja tarkasteltava yleisiä menojen vähennyskelpoisuutta koskevien säännösten mukaisesti. Oikeuskäytännöllä on tällöin keskeinen merkitys.
Ongelmalliset tilanteet muodostuvat myös tulkinnassa onko kyseessä puhtaasti koulutuksellinen matka vai pikemminkin viihdematka tai koulutuksen ja viihteen yhdistelmä. Kun kyse on koulutusmatkasta voidaan kaikki kustannukset vähentää verotuksessa. Mikäli matkasta vain nimellinen osa on koulutusta ja loppuosa viihdettä, niin matkan kustannukset katsotaan palkaksi. Ongelmia syntyy myös jos matkalla tarjottava koulutus ei millään lailla liity työntekijän työtehtäviin tai koulutukseen.
Verottaja on tarkastuksissaan myös ottanut kantaa onko kyseiseen koulutukseen tarvittu siihen liittyvää matkaa. Mikäli sama koulutus olisi saatavissa lähempänäkin on matka tulkittu viihdetarkoitukseksi. Tässä on myös tarkasteltu koulutuksen hintaa. Mikäli sama koulutus olisi ollut saatavissa ilman matkustusta on matkakulut tulkittu turhiksi lisäkustannuksiksi.
Mikäli koulutusmatkaan sisältyy runsaasti viihdeosuutta, on ne suositeltavaa karsia pois vähennettävien kustannusten osalta. Matkan dokumentoimiseksi, kannattaa liittää kirjanpitoon matkan ohjelma sekä vapaasti laadittu matkakertomus.