Moni matkalaskun tekijä ajattelee tätä pakollisena pahana, joka tulee tehdä ennekuin rahat kilahtavat omalle tilille. Matkalasku on asiakirja, jolla työajallaan matkustanut henkilö laskuttaa työnantajaltaan takasin henkilökohtaisia kuluja, jotka aiheutuivat matkasta. Matkalaskun yksityiskohdat vaihtelevat organisaatiosta riippuen, mutta matkalaskussa tulee aina olla vähintään seuraavat tiedot:
– matkustajan nimi
– matkustajan pankkitilin numero
– matkan alkamis- ja päättymisajankohta
– matkan kohde
– syy matkan tekemiseen
Kuitit kuluista tulee aina toimittaa matkalaskun liitteenä. Matkalaskuun tulee myös merkitä mahdolliset matkapäivärahat, tulonhankkimiskulut sekä muut vastaavat laskutuskelpoiset kulut. Matkapäivärahat maksetaan matkavuorokausittain. Osapäiväraha (17e) maksetaan yli 6 tuntia kestäneistä matkoista ja kokopäiväraha (38e) maksetaan yli 10 tuntia kestäneistä matkoista.
Yrityksillä kuluu usein paljon kallista aikaa matkahallintoon. Aikaa voidaan säästää huomattavasti matkalaskujärjestelmällä. Hyvä järjestelmä sisältää selkeät toiminnot ja sen käyttö on sujuvaa. Hyvän sähköisen järjestelmän suuri hyöty matkustajalle on se, että omista tiedoista voi aina saada kattavan raportin.
Tiliduunarin vinkit:
1. Matkalaskujärjestelmän käyttöoikeudet kannattaa rajata tarpeiden mukaan niin, että käyttäjä näkee vain tarpeellisen.
2. Matkalaskujen tekemisessä ja käsittelyssä loogisuus on erittäin tärkeää. Hyvästä matkalaskujärjestelmästä on heti saatava käsitys, mistä ja kuinka uutta matkalaskua tehdään.
3. On myös tärkeää, että järjestelmä ohjaa matkalaskun tekijää niin paljon kuin mahdollista ja muistuttaa esimerkiksi puuttuvista kuiteista.
4. Pidämme myös erittäin tärkeänä helppokäyttöiset toiminnot, selainkäyttöisyyden sekä selkeät käyttöliittymät.
