Yrityksen on syytä arkistoida kirjanpidon eri tositteet, palkkalaskelmat, laskut, kuitit ja muistiot. Muistioihin olisi myös suositeltavaa liittää asiakirjat, jotka usein unohtuvat tehdä kirjallisesti. Yrityksen tulisi myös arkistoida työsopimukset. Pyötäkirjat on säilytettävä ja asiat kuten osakkaiden lainat yritykselle, päätökset osakeannista sekä lainan ottaminen tulisi kirjata avoimesti pöytäkirjaan. Kun yritys aktivoi kuluja, on syytä dokumentoida nämä ja säilyttää ne arkistossa.
Huom! Muistathan allekirjoitukset pyötäkirjoihin. Pöytäkirjaa kirjoittaessa on aina valittava puheenjohtaja, sihteeri ja pyötäkirjantarkastajat. Läsnäolijat ovat aina todettava.
Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla. Tiedot voi arkistoida myös paperittomasti koneellisille tietovälineille, kunhan noudattaa näistä menetelmistä annettuja määräyksiä. Kaikki kirjanpidon materiaali voidaan säilyttää koneellisesti, lukuunottamatta tasekirjat.
Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Jotta tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan todeta ongelmitta, tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.
Kirjanpitokirjat kuten tasekirja, tase-erittelyt, pääkirjat ja päiväkirjat sekä muut kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.
Jos yrityksen toimita loppuu, toiminimen haltijan, vastuunalaisen yhtiömiehen, hallituksen tms. toimielimen tai kirjanpitovelvollisen oikeudenomistajan tulee huolehtia siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään asianmukaisesti. Tieto siitä kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu on ilmoitettava rekisteriviranomaiselle.