Yrityksen tulee huolehtia perustamisesta lähtien siitä, että liiketapahtumia kuvaava ja koskeva aineisto on koottu ja säilytetty asianmukaisella tavalla.
Kaikki tiedostot ja paperit, jotka syntyvät, kun asioidaan toisten yritysten, asiakkaiden, toimittajien, pankkien, vakuutusyhtiöiden ja viranomaisten kanssa ovat kirjanpitoaineistoa. Näiden perusteella tilitoimisto laatii asiakkaalleen lakisääteisen kirjanpidon ja huolehtii että asianmukaiset ilmoitukset tulevat viranomaisille tehdyksi. Myös nämä ilmoitukset kuten kuukausittainen kausiveroilmoitus on säilytettävää kirjanpitoaineistoa.
Koottu kirjanpitoaineisto järjestetään kahteen osaan.
Tositeaineisto todistaa liiketapahtumia.
Kirjeenvaihto mikä koskee liiketapahtumia.
Kirjanpitoaineisto voi olla joko sähköisessä muodossa tai fyysisesti paperilla.
Paperitositteista ei tarvitse olla kopioita, mutta sähköisestä aineistosta on aina olta varmuuskopio ja niiden asianmukaisesta hoitamisesta on huolehditta.
