Niin pienten kuin suurtenkin yritysten tulee säilyttää kirjanpitoaineistonsa; tämä ei ole vapaaehtoista vaan lakisääteistä. Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on säädetty kirjanpitolaissa ja palkka-aineiston säilyttämisestä on säädetty ennakkoperintälaissa. Yrittäjä on vastuussa oman kirjanpitoaineistonsa säilyttämisestä.
Kirjanpitolain mukaan yrityksen tulee arkistoida ja säilyttää seuraavat materiaalit:
– tasekirja
– tase-erittelyt
– pääkirja, päiväkirja ja mahdolliset muut kirjanpitokirjat
– tositteet
– kirjanpitoon kuuluviin tapahtumiin liittyvä kirjeenvaihto
– tililuettelo
Tositteiden ja kirjanpidon yhteys tulisi olla mahdollisimman selvä, joten suosittelemme säilyttämään tositteet järjestelmällisellä tavalla.
Kirjanpidon tositeaineisto tulee lain mukaan säilyttää 6 vuotta kun taas muut tositteet kuten pääkirja, päiväkirja, muut kirjanpitokirjat, palkkakirjanpito, tasekirja, tililuettelo, tase-erittelyt ja liitetietojen erittelyt tulee säilyttää 10 vuotta. Nämä tositteet tulee säilyttää päättyneen tilikauden lisäksi vielä seuraavan kuuden tai kymmenen tilikauden ajan ennekuin ne voi hävittää.
Kirjanpitoaineiston voi säilyttää joko paperilla tai sähköisesti. Jos yritys päättää säilyttää aineiston sähköisessä muodossa, on syytä huolehtia, että aineisto varmasti pysyy tallessa. Suosittelemme tallentamaan aineiston esimerkiksi erilliselle levylle tai ulkoiselle kovalevylle.
Lainmukaisten säilytysaikojen umpenemisen jälkeen kirjanpitoaineiston voi heittää vaikka kokkoon mökillä.
