Monet yrittäjät kokevat tilitoimiston vaihtamisen hankalana asiana ja pitkittävät vaihtamista joskus turhankin pitkään tästä syystä. Monelle ajatus henkilökohtaisen luottamussuhteen katkaisemisesta nykyiseen kirjanpitäjään ja sen kohdistaminen uuteen kirjanppitäjään on pelottava. Monet pelkäävät tilitoimiston vaihtamisen aiheuttavan likaa vaivaa, johon ei yrittäjällä olisi aikaa. Päätös tilitoimiston vaihtamisesta on ensimmäinen askel.
Uuden tilitoimiston etsimisessä kannattaa selvittää miten tilitoimisto hoitaa asiakkaitaan. Hintaa on tietenkin hyvä verrata, mutta ei kannata keskittyä siihen liikaa, sillä halpa tilitoimisto ei välttämättä ole hyvä vaihtoehto. Tärkeintä on, että uudesta tilitoimistosta saa asiantuntevaa palvelua. Varmista, että tilitoimisto huolehtii hyvin asiakkaistaan henkilökohtaisella tasolla. On suositeltavaa pyytää suosituksia muilta yrittäjiltä, sillä se on hyvä keino saada tietoa tilitoimistosta. Paras tapa selvittää itselle sopivin tilitoimisto on sopia tapaaminen tilitoimiston kirjanpitäjän kanssa, jotta pääset tutustumaan toimistoon ja heidän tapoihinsa paremmin.
Tilitoimiston näkökulmasta tilitoimiston vaihtaminen ei ole hankala asia. Kun päätös on tehty vaihtamisesta, on päätettävä seuraavana, että tehdäänkö vaihto tilikauden alusta vai kesken tilikautta (Vaihtamisen ajankohdalla ei sinänsä ole väliä). On myös päätettävä siitä, että kuka hoitaa mm. ilmoittamisvelvollisuudet ja mihin saakka ja, että mistä alkaen Katso-oikeudet ovat uudella tilitoimistolla. Materiaalin toimitustavasta uuteen tilitoimistoon on päätettävä uuden tilitoimiston kanssa. Joissain tapauksissa on mahdollista saada edellisen kauden vertailutiedot ja kuluneen tilikauden tiedot sähköisesti vanhasta taloushallinnon järjestelmästä uuteen järjestelmään.
Pelisäännöistä on tärkeä sopia uuden tilitoimiston kanssa. Palvelusopimus on hyvä allekirjoittaa ja käydä tarkasti läpi. Aikatauluista on tärkeä sopia kuten kirjanpidon materiaalin ja palkanlaskennan tietojen toimituksesta. Jos kyseessä on sähköinen taloushallinto, on sovittava, että kuka tekee ja mitä; mikä jää tilitoimiston vastuuksi ja mikä asiakkaan vastuuksi.
Jos tilitoimiston vaihtaminen mietityttää niin olethan yhteydessä!
