Sähköiseen taloushallintoon tarkoitettuja tietojärjestelmiä löytyy monistakin yrityksistä ja niiden suosio sen kuin vain kasvaa.
Monilla on kuitenkin vääriä käsityksiä järjestelmien kyvyistä ja siitä seuraa nopeasti omat ongelmansa. Juuri siksi jaamme nyt vinkkejä, jotka on hyvä huomioida ennenkuin ottaa järjestelmän käyttöönsä.
Perehdytys
’Kyllä minä tästä selviän yksinkin-’ asenne on hyödyllinen elämässä kyllä, mutta jos ei ole ymmärystä esim. yrityksen liiketoiminnasta arvonlisäveron kannalta tai reskontrasta, tietojärjestelmän hallinta voi äkkiä muuttua mahdottomaksi. Se, että järjestelmän käyttö on hallussa ei siis riitä. On erittäin tärkeää, että alkuasetukset ovat tehty oikein, sillä ohjelma ei muuten tiedä miten sen pitäisi toimia. Hyvä kouluttaminen ja perehdytys ohjelman käyttöön ovat oleellisia, jotta ohjelma tekee sitä mitä sen pitäisikin. Huolellisella alkumääritelmien mietinnällä säästetään hurjasti aikaa arjen käytössä. On tärkeää miettiä miten ohjelma kykenee palvelemaan omia prosesseja. Otettaessa käyttöön uutta ohjelmaa voi myös tarkastella tarvitseeko omia prosesseja hieman muuttaa parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi.
Huolettomuus
Virheet itse ylläpidetyissä reskontrissa eivät ole harvinaisia ja niiden syy usein piilee huolettomuudessa. On helppoa olettaa, ettei kaikkea tarvitse kirjata pilkulleen oikein. Tällä on kuitenkin suuri merkitys, sillä yksikin väärä kirjaus tarkoittaa sitä, ettei mikään muukaan enää raportissa täsmää. Jotta työmäärä ei kasvaisi pienten virheiden takia, on parempi tehdä kirjanpito huolella ja tarkistaa, että kaikki kirjaukset täsmäävät. Ennen kuin aloittaa on hyvä käydä läpi ne tarkastustoimet millä voidaan varmistua eri osa-alueiden täsmäävyys toisiinsa. Nykyaikaisissa järjestelmissä on jo olemassa tarkastusraportteja millä pystyy todentamaan ohjelman eri osa-alueiden tietojen täsmäävyyden toistensa kanssa. Näihin raportteihin kannattaa tutustua huolella ja opetella ne niin, että ymmärtää kaikki siinä esitetyt asiat.
Tietoturva
Nykyään lähes kaikki suosituimmat ohjelmat toimivat netin kautta. Tämä takaa sen että ohjelma on käytettävissä kaikkialla siellä missä on internet. Ohjelmia ei enää ladata tietokoneelle vaan niihin kirjaudutaan verkkosivun kautta palvelimelle. Tietoturva on teknisesti ohjelmatoimittajan vastuulla ja ohjelman käyttäjälle jää tehtäväksi sitten ohjeistaa henkilöstöä niin ettei tietoturvaongelmia tapahdu. Ohjelmissa on myös erittäin hyvät käyttäjähallinta ominaisuudet minkä avulla henkilö pystyy tekemään ohjelmassa vain ne toiminnot mitä hänelle on annettu kuten laskujen muodostaminen. Tällöin henkilö ei pääse näkemään esimerkiksi muiden palkkatietoja tai yrityksen ostolaskuja tai kassatilannetta. Pääkäyttäjällä on aina pääsy katkaisemaan muilta käyttäjiltä pääsyn ohjelmaan tarpeen vaatiessa.
Raportointi
Siinä missä ohjelmien tarkoitus on helpottaa yrityksen talouden hallintaa, niin sen avulla olisi myös hyvä saada tietoa yrityksen toiminnasta. Hyvän raportoinnin pohjalta mietitään ensin mitä omassa yrityksessä halutaan mitata ja sen jälkeen tarkastellaan mistä tekijöistä ohjelman raportit muodostuvat. Tämän jälkeen on helppo määritellä miten ohjelmaa käytetään, että sieltä saadaan toivottua raportointia.
Yhteistyö tilitoimiston kanssa
Monesti voi ajatella, että nämä ohjelmat tekevät tilitoimistosta turhan. On kumminkin hyvä muistaa, että tilitoimiston roolina on varmistaa, että yhtiö noudattaa sitä koskevaa lainsäädäntöä. Tilitoimiston rooli muuttuu tallentajasta tarkastajaksi. Tilitoimisto hoitaa myös viranomaisraportoinnin ja viime kädessä katsoo että ohjelman eri osa-alueiden tiedot on toistensa kanssa kunnossa. Tilitoimisto on myös se taho mihin voi kääntyä jos on epävarma eteen tulevissa ongelmissa sekä informoi asiakasta muuttuvasta lainsäädännöstä mikä koskettaa asiakasta.
