Aloitamme uuden postaussarjan, jonka teemana on toiminimi. Julkaisemme kuukausittain uuden postauksen teemaan liittyen. Toiminimien tilinpäätösaika on taas käsillä, joten avaamme sarjan aiheella asiakkaan muistilista toiminimen tilinpäätöstä varten. Keskitymme lähtökohtaisesti kahdenkertaistakirjanpitoa pitävien pienten liikkeenharjoittajien tilinpäätösvaatimuksiin.
1. Ilmoita tarvittavat tiedot ajoissa
Tilinpäätös laaditaan tilikausittain elinkeinotoiminnan kirjanpidon perusteella ja sen tarkoituksena on esittää yrityksen tulos (veronmaksun, voitonjaon tai tappion toteamisen peruste) sekä varallisuusasema (omistajuus, varat ja velat). Kahdenkertaista kirjanpitoa pitävän toiminimen on laadittava tilinpäätöksensä neljänkuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Käytännössä tilinpäätöksen laadinnan määräaikaa aikaistaa kuitenkin elinkeinotoiminnan veroilmoituksen määräpäivä 2.4. Tilinpäätöstiedot ovat nimittäin oleellisia veroilmoituksen täyttämistä varten. Veroilmoituksella ilmoitetaan toiminimen elinkeinotoiminnasta syntyneet tuotot, kulut, varat ja velat, joiden perusteella lasketaan elinkeinotoiminnan tulos.
2. Keskustele tilitoimistosi kanssa tarvittavista tiedoista ja varmista tilinpäätösvaatimukset
Toiminimen tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta, liitetiedoista sekä tase-erittelyistä. Lisäksi tilinpäätökseen tulee liittää myös toimintakertomus. Pienet kirjanpitovelvolliset ovat kuitenkin vapautettu toimintakertomuksen laatimisesta. Tilinpäätös on laadittava sidottuun sivunumeroituun tasekirjaan, joka tulee säilyttää alkuperäisenä paperilla. Toiminimen tasekirjan tulee sisältää seuraavat tiedot:
Määrämuotoinen tuloslaskelma ja tase:
Muodostetaan tilikauden aikana tapahtuneiden elinkeinotoimintaan liittyvien liiketapahtumien perusteella
Liitetiedot:
Pienten toiminimien on esitettävä liitetiedoissaan vähintään (KPL 2:11.2 §):
a) Annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekselit-, takuu-, ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
b) Peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaanrahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia
Toimintakertomus (jos tarpeellista)
Päiväys ja allekirjoitus:
Tilinpäätös katsotaan valmiiksi, kun yksityisliikkeen omistaja on allekirjoittanut tilinpäätöksen (ja toimintakertomuksen)
Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto näiden säilytystavoista
Luettelo käytetyistä tositelajeista ja tieto näiden säilytystavoista
Tasekirjan lisäksi tilinpäätökseen liitetään tase-erittelyt, jotka eivät ole julkisia. Tase-erittelyiden tarkoituksena on esittää, mistä taseen tilit koostuvat. Esimerkiksi myyntisaamiset-tilin erittelyssä esitetään kooste myyntilaskuista, joista ei ole suoritettu maksua tilinpäätöspäivään mennessä. Tase-erittelyt koostuvat kirjanpitolain edellyttämistä taseeseen tilikauden päättyessä merkityistä:
pysyvistä vastaavista
vaihtuvista vastaavista
vieraasta pääomasta
pakollisista varauksista
Tase-erittelyt varmennetaan niiden laatijan allekirjoituksella. Asiakas on kuitenkin itse vastuussa siitä, että hän toimittaa tilitoimistolleen tarvittavat ja oikeat tiedot erittelyiden tekemistä varten. Mikäli olet epävarma yrityksesi tilinpäätösvaatimuksista tai tilitoimistosi tarvitsemista tiedoista, kannattaa sinun varata aika tilinpäätöskeskustelulle tilitoimistosi kanssa. Keskustelussa tilitoimisto voi antaa arvokkaita neuvoja lakisääteisissä asioissa, tilinpäätöksen tulkinnassa sekä kehitysehdotuksia asiakkaan liiketoimintaan liittyen.
3. Säilytä aineistoa huolellisesti
Tilitoimiston asiakkaan kannalta oleellisinta tilinpäätöksessä on tarvittavien tietojen antamisen lisäksi sekä kirjanpidon että tilinpäätöksen säilyttäminen. Myös kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyvät tositteet ja muu aineisto on arkistoitava. Kaikki materiaali tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää sähköisesti. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Lisäksi tositteet on säilytettävä kirjausjärjestyksessä tai siten, että niiden yhteys kirjanpitoon on helposti todennettavissa. Kirjanpitokirjat (mm. tasekirja, tase-erittely, pääkirjat ja päiväkirjat) ja tililuettelo (käyttöaikaa koskevin merkinnöin) on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
